Projektänderungen

Als Zuwendungsempfänger haben Sie Ihr Projekt gut vorbereitet und alle geplanten Aktivitäten im Projektantrag ausführlich beschrieben. Mit der Annahme des Zuwendungsvertrages haben Sie sich verpflichtet, alle Aktivitäten wie beschrieben umzusetzen.

Manchmal ist jedoch eine Projektänderung erforderlich, weil sie unvorhersehbar auftritt und für die Erreichung der Projektziele zwingend erforderlich ist.

Es gibt Projektänderungen, die vom Leadpartner (LP) über das Förderportal beantragt werden müssen, andere müssen lediglich formlos angezeigt werden oder es ist keine Mitteilung erforderlich.

1. Wann muss eine Änderung vom Lead Partner über das Förderportal beantragt werden?

• Zum Beispiel in den nachfolgenden Fällen:

bei einer Änderung der Partnerstruktur Ihres Projektes,
wenn einzelne Hauptkostenarten gesamtkostenneutral um mehr als 30% überschritten werden,
bei wesentlichen Beeinträchtigungen der Projektziele bzw. Projektergebnisse, z. B.: Die Erreichung der geplanten Indikatorenwerte ist gefährdet,
bei Mittelerhöhungen,
bei Änderungen der Projektlaufzeit,
wenn Sie Mittel zwischen den Kooperationspartnern verschieben möchten,
wenn sich Ihre Abrechnungsplanung ändert,
wenn weitere Mittel zur Finanzierung des Projektes herangezogen werden,
wenn Sie Ersparnisse haben und die bewilligten Mittel nicht vollständig benötigt werden,
wenn im Projekt eine neue Aktivität entsteht bzw. wenn die bestehenden Aktivitäten erweitert werden sollen,
wenn im Projekt eine neue Stelle/Tätigkeit zusätzlich zu der bewilligten Stellenplanung eingerichtet werden soll/muss, die im Rahmen der Antragstellung nicht bekannt war und die noch keinem Tätigkeitsprofil zugeordnet wurde.

• Wie gehen Sie dabei am besten vor?

Stimmen Sie die geplante/n Änderung/en zunächst unbedingt mit Ihrem/n Kooperationspartner/n ab.
Deutsche Kooperationspartner stimmen die geplante/n Änderung/en mit ihrem zuständigen Projektbegleiter bei der SAB ab.
Tschechische Kooperationspartner stimmen die geplante Änderung mit den Mitarbeitern des CRR ČR ab.
Der Leadpartner stellt einen zweisprachigen Änderungsantrag über das Förderportal der SAB. Die Änderung/en muss/müssen nachvollziehbar begründet werden.
Ist eine Änderung des Projektbudgets erforderlich, füllt der betroffene Kooperationspartner das Formular 64816 aus. Dieses Formular dient zur Beantragung von Änderungen im Partnerbudget, bei denen mindestens eine Kostenart um mehr als 30 % gegenüber dem bewilligten Betrag überschritten wird oder wenn Mittelverschiebungen zwischen den Partnerbudgets beantragt werden oder wenn eine Mittelerhöhung beantragt wird. Der LP füllt bei diesen Änderungen zusätzlich für betroffene Kooperationspartner den Vordruck 64817 aus und fügt beide Vordrucke als Anlage dem Änderungsantrag im Förderportal bei.

• Wie geht es nach der Einreichung des Änderungsantrages weiter?

Die beantragte Projektänderung wird von den zuständigen Stellen (SAB, CRR ČR) fachlich geprüft.
Bei wesentlichen Änderungen, wie die
         Erhöhung der EFRE-Mittel um mehr als 20.000 EUR,
         Änderung der Projektaktivitäten, die die Erreichung der Projektziele gefährden,
         Änderung der Partnerschaft, die die Umsetzung von Projektinhalten und die Erreichung der Zielwerte der Indikatoren gefährden entscheidet der Begleitausschuss über die beantragte Projektänderung (vgl. Ziffer 7.7. des GUD).

Bei anderen Änderungen, wie zum Beispiel Laufzeitverlängerungen und gesamtneutrale Mittelverschiebungen, entscheiden die SAB und CRR ČR über die beantragte Projektänderung.

Wird die Projektänderung genehmigt, informiert Sie die SAB schriftlich über die Entscheidung, ggf. wird Ihnen ein entsprechender Änderungsvertrag angeboten.

• Hinweise:

Projektänderungen können i.d.R. einmal jährlich eingereicht werden (siehe Allgemeine Vertragsbedingungen, Ziffer 2.1). Alle Änderungen der Kooperationspartner können in einem Antrag zusammengefasst werden.
Ausnahme: Sachverhalte, die eine weitere Projektumsetzung verhindern, sind sofort mitzuteilen.
Änderungen der Abrechnungsplanung (vgl. Allgemeine Vertragsbedingungen, Ziffer 1.1) sind immer zum 31. Oktober eines jeden Jahres vom Lead Partner für alle Kooperationspartner zu beantragen.
Mittelerhöhungen können nur in Ausnahmefällen beantragt werden, wenn
         sie für das Erreichen der Projektziele erforderlich sind und
         sich das Projekt in einem fortgeschrittenen Umsetzungsstand befindet (d.h. mindestens 65 Prozent der bewilligten Kosten des Projektes bereits abgerechnet wurden) und
         im Programm noch Mittel verfügbar sind.

2. Wann ist eine formlose Mitteilung einer Änderung erforderlich?

• Bei einer Änderung der vertretungsberechtigten Person oder des Ansprechpartners – in diesem Fall schicken Sie uns den aktuellen Nachweis der Vertretungsberechtigung bzw. die Kontaktdaten des neuen Ansprechpartners zu.
• Bei Änderungen der Anschrift bzw. des Sitzes eines Kooperationspartners. Auch hier benötigen wir lediglich einen entsprechenden Nachweis.
• Die Übermittlung der Nachweise erfolgt per E-Mail oder über das Förderportal.
• Diese Änderungen werden von der SAB zur Kenntnis genommen und ggf. an das CRR ČR weitergeleitet, wenn die Änderung einen tschechischen Partner betrifft. Der Lead Partner wird von der SAB über die Kenntnisnahme informiert.

3. Wann ist keine Mitteilung einer Änderung erforderlich?

• Wenn einzelne Hauptkostenarten gesamtkostenneutral um weniger als 30 % überschritten werden. In diesem Fall müssen deutsche Kooperationspartner bei der SAB keine Mitteilung einreichen; tschechische Kooperationspartner informieren das CRR ČR über die Änderung im Sachbericht im Rahmen der relevanten Abrechnung.
• Bei Änderung der personellen Besetzung von bewilligten Personalstellen
  Zum Beispiel: Die Aufgaben einer Personalstelle im Tätigkeitsprofil 3 werden in der ersten Hälfte des Projektes durch Mitarbeiter 1 wahrgenommen und in der zweiten Hälfte des Projektes durch Mitarbeiter 2, z.B. wegen Elternzeitvertretung o.ä. Diese Änderungen sind der zuständigen Kontrollinstanz erst im Sachbericht zu der entsprechenden Abrechnung mitzuteilen.
• Bei unwesentlichen Änderungen der bewilligten Personalstellen, solange die bewilligten Personalkosten nicht überschritten werden.
  Zum Beispiel: Eine mit 1 VbE bewilligte Stelle im Tätigkeitsprofil 3 wird von zwei Mitarbeitern mit jeweils 0,5 VbE besetzt. Diese Änderungen sind der zuständigen Kontrollinstanz erst im Sachbericht zu der entsprechenden Abrechnung mitzuteilen.