Verfahren (Abrechnung und Auszahlung)

1. Prüfung durch die Kontrollinstanzen und Auszahlung der Zuwendung

Die Auszahlung erfolgt im Erstattungsprinzip. Das bedeutet, dass die Zuwendung auf Basis abgerechneter Kosten des Kooperationspartners ausgezahlt wird. Die Kosten müssen durch geeignete Buchführungs-, Steuer- oder sonstige Unterlagen oder sonstige Belege, einschließlich Zahlungsnachweisen, nachgewiesen werden (außer bei Ausgaben, die im Rahmen vereinfachter Kostenoptionen geltend gemacht werden).

Voraussetzung für die Auszahlung ist, dass die zuständige nationale Kontrollinstanz die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der abgerechneten Kosten bestätigt hat.

Zu diesem Zweck reicht der Kooperationspartner über das Förderportal einen Auszahlungsantrag ein. Wesentliche Bestandteile des Auszahlungsantrags sind die Abrechnung der angefallenen Kosten in einer Belegliste sowie ein Sachbericht in der jeweiligen Landessprache.

Die Verwaltungsprüfung und die Auszahlung erfolgen innerhalb von 80 Kalendertagen, beginnend nach dem Tag der Einreichung des Auszahlungsantrages. Bei der Nachforderung von Unterlagen wird die Frist bis zum Eingang aller geforderten Unterlagen unterbrochen.

Die Kontrollinstanz übermittelt das Prüfergebnis an die Auszahlungsstelle und über das Förderportal an den Kooperationspartner. Der Lead-Partner kann sich über das Förderportal ebenfalls über das Prüfergebnis des jeweiligen Kooperationspartners informieren.

Die Auszahlungsstelle zahlt den Betrag auf das Bankkonto des Lead-Partners. Der Lead- Partner erhält über das Förderportal ein Auszahlungsavis mit Einzelheiten zur Auszahlung und dem berechtigten Kooperationspartner. Über das Förderportal wird der berechtigte Kooperationspartner ebenfalls über seinen Auszahlungsanspruch informiert. Der Lead-Partner ist verpflichtet, die Zuwendung dem berechtigten Kooperationspartner unverzüglich und vollständig (ohne Abzüge, Einbehalte, Abgaben o. ä.) weiterzuleiten. Eine Ausnahme hiervon bildet die Regelung zur pauschalen Sanktionierung unter 2. Projektbericht und Abschlussbericht.

Die zuständige nationale Kontrollinstanz ist darüber hinaus berechtigt, bei den Begünstigten Vor-Ort-Kontrollen durchzuführen.

Externen Prüfinstanzen sind Prüfungsrechte eingeräumt. Prüfungsrechte und Auskunftspflichten regeln der Kooperationsvertrag sowie die Allgemeinen Vertragsbedingungen zum Zuwendungsvertrag im Detail.

Zuständige Stellen
Nationale Kontrollinstanz für deutsche Kooperationspartner ist die Sächsische Aufbaubank – Förderbank –.

Nationale Kontrollinstanz für tschechische Kooperationspartner ist das Zentrum für regionale Entwicklung der Tschechischen Republik (Centrum), wobei die Kontrolle von einer örtlich zuständigen Zweigstelle im Programmgebiet vorgenommen wird.

Auszahlungsstelle für die EFRE-Mittel ist die Sächsische Aufbaubank – Förderbank –.

  2. Projektbericht und Abschlussbericht

Mindestens einmal pro Jahr bzw. zum Abschluss des Projektes reicht der Lead-Partner in Verbindung mit seinem Auszahlungsantrag und der aktuellen Belegliste einen ausführlichen, zweisprachigen Projektbericht bzw. Abschlussbericht sowie damit verbundene Unterlagen über das Förderportal bei der SAB ein. Das Verfahren der Prüfung des Auszahlungsantrages richtet sich nach den Vorgaben unter 1. Prüfung durch die Kontrollinstanzen und Auszahlung der Zuwendung. Die Fristen zur Vorlage der Projektberichte werden zwischen SAB und Lead-Partner verbindlich festgelegt.

In den Projektberichten werden u.a. die erfolgte Umsetzung der Arbeitspakete, die erreichten Ziele und Indikatoren einschließlich der Erreichung der Zielgruppen und Querschnittsziele sowie die realisierten Publizitätsmaßnahmen des Gesamtprojekts, insbesondere die Präsentation des Projektes auf der Programmhomepage, dargelegt.

Die in der SAB zuständige Stelle führt die grenzübergreifende Projektprüfung sowie die Überprüfung der gesamtprojektbezogenen Auflagen und des Ausschlusses einer Doppelförderung durch.

Prüfbeanstandungen im Projektbericht können zu einer Kürzung des zu erstattenden Betrags führen. Die Stelle für die grenzübergreifende Projektprüfung kann bis zur abschließenden Klärung des Sachverhaltes einen teilweisen oder vollständigen Einbehalt des Auszahlungsbetrags der aktuellen Belegliste des Lead-Partners oder einen grundsätzlichen Auszahlungsstopp für die laufenden Auszahlungsanträge aller Kooperationspartner verhängen bis Abhilfemaßnahmen getroffen werden. Sofern keine Abhilfemaßnahmen getroffen werden, kann die Stelle für die grenzübergreifende Projektprüfung in Abstimmung mit den nationalen Kontrollinstanzen gegenüber dem Lead-Partner eine pauschale Sanktionierung auf Ebene des Gesamtprojektes über sämtliche bisher abgerechnete Beleglisten aller Kooperationspartner festsetzen.

Wird eine pauschale Sanktionierung auf Ebene des Gesamtprojektes festgesetzt, ist der Lead- Partner berechtigt, diese auf die Kooperationspartner entsprechend der Regelung im Kooperationsvertrag aufzuteilen.

Die Stelle für die grenzübergreifende Projektprüfung übermittelt das Prüfergebnis über das Förderportal an den Lead-Partner.

Die zum Projektbericht gehörige Auszahlung an den Lead-Partner erfolgt erst nach Prüfung des Auszahlungsantrages durch die zuständige Kontrollinstanz sowie die Abnahme des Projektberichts durch die Stelle für die grenzübergreifende Projektprüfung. Liegen die entsprechenden Prüfprotokolle bei der Auszahlungsstelle vor, wird die Auszahlung der Zuwendung vorgenommen.

    3. Einbehalte vor Schlussauszahlung

Bei Projektpartnern nimmt die Auszahlungsstelle bei dem letzten Auszahlungsantrag einen Einbehalt in Höhe von 20 % des ermittelten Auszahlungsbetrages der letzten Belegliste vor. Die Auszahlung des Einbehaltes wird erst nach der Abnahme des Abschlussberichtes durch die Stelle für die grenzübergreifende Projektprüfung vorgenommen, in dem die erfolgreiche Umsetzung des Gesamtprojektes bestätigt wurde.

Die letzte Auszahlung an den Lead-Partner erfolgt nach Prüfung aller Auszahlungsanträge der Kooperationspartner durch die nationalen Kontrollinstanzen sowie nach Abnahme des Abschlussberichts durch die Stelle für die grenzübergreifende Projektprüfung.