Abrechnungsverfahren

Bei der ersten Abrechnung des Beschäftigten im Projekt legt der Begünstigte eine Stellenbeschreibung (Formular 64807) mit Angabe des Vor- und Zunamens, der Funktion, der Aufgaben, dem zugeordneten Tätigkeitsprofil, dem Stellenanteil und der Einsatzdauer im Projekt vor. Die Stellenbeschreibung dient der Kontrollinstanz als Beschäftigungsnachweis und muss daher zwingend vom Begünstigten (Arbeitgeber) und dem Projektmitarbeiter (Beschäftigten) vor der
Abrechnung unterzeichnet werden.

Im Rahmen der Prüfung kann die Kontrollinstanz weitere Nachweise (z.B. Arbeitsvertrag oder andere Urkunden oder Vorschriften zur internen Organisation, Erklärungen) anfordern.

Die Personalkosten können nur bis zur Höhe des Kostensatzes des jeweiligen Tätigkeitsprofils anerkannt werden, für das die Zuordnung nachgewiesen und von der Kontrollinstanz bestätigt wurde. Die Kontrollinstanz kann bei der Überprüfung auch die Zuordnung in ein niedrigeres Tätigkeitsprofil vornehmen.

In der Stellenbeschreibung wird auch die Variante zur Abrechnung der Personalkosten für den jeweiligen Beschäftigten festgelegt. Die Abrechnung kann erfolgen über:

• Monatssätze bei Personal mit festen monatlichen Arbeitszeitanteilen oder
• Stundensätze bei Personal mit flexiblen Arbeitszeitanteilen.

Für Personal mit festen monatlichen Arbeitszeitanteilen ist keine projektbezogene Zeiterfassung erforderlich.

Für Personal mit flexiblen monatlichen Arbeitszeitanteilen erfolgt die Abrechnung der Personalkosten auf Stundenbasis für tatsächlich geleistete Projektstunden. Deswegen muss für jeden Abrechnungsmonat ein Zeitnachweis (Formular 64808) geführt werden, in dem die geleisteten Stunden tagesgenau und getrennt nach projektbezogener und projektfremder Arbeitszeit sowie die Fehltage (Urlaub, Krankheit, tarifliche oder betriebliche Ruhetage etc.) dokumentiert werden, so dass im Zeitnachweis die monatliche Gesamtarbeitszeit des Beschäftigten ausgewiesen wird. Projektfremde Tätigkeiten und Fehltage sind nicht förderfähig. Pro Kalenderjahr können für einen Vollzeitbeschäftigten maximal 1.720 Stunden geltend gemacht werden. Bei einem Teilzeitbeschäftigten ist die Anzahl der jährlich maximal abrechnungsfähigen Projektarbeitsstunden anteilig zu reduzieren.

Aufgrund der arbeitsrechtlichen Bestimmungen in Deutschland sind die förderfähigen Stunden pro Tag grundsätzlich auf zehn begrenzt.

Es besteht nach der ersten Abrechnung kein unveränderlicher Anspruch auf die Zuordnung zum abgerechneten Tätigkeitsprofil. Die Kontrollinstanz kann die Einstufung auch nachträglich reduzieren, sofern sich bei Folgeprüfungen oder Vor-Ort-Kontrollen Anhaltspunkte für die Zuordnung in ein niedrigeres Tätigkeitsprofil ergeben.

Bei wesentlichen oder dauerhaften Änderungen mit Auswirkung auf die Abrechnung muss der Begünstigte die jeweilige Stellenbeschreibung anpassen, unterschreiben und zusätzlich vom Beschäftigten unterzeichnen lassen. Die geänderte Stellenbeschreibung ist der Kontrollinstanz spätestens mit der von der Änderung betroffenen Abrechnung vorzulegen. Eine rückwirkende Änderung der Stellenbeschreibung ist nicht möglich.

Stellenbeschreibungen müssen nur mit der ersten Abrechnung der Stelle im Projekt eingereicht werden. Eine erneute Einreichung ist nur bei Anpassungen der Stellenbeschreibung notwendig.

Unvollständige Stellenbeschreibungen oder Zeitnachweise können dazu führen, dass die betroffenen Personalkosten im Abrechnungszeitraum als nicht förderfähig anerkannt werden.

Ein laufender Wechsel zwischen den Abrechnungsvarianten desselben Beschäftigten ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Sollte dies aufgrund geänderter Rahmenbedingungen bei der Projektumsetzung erforderlich sein, ist dies mit Vorlage der geänderten Stellenbeschreibung zu begründen.

Verfahren zur Abrechnung der Personalkosten für die Projektvorbereitung

Wenn Sie das Projekt abrechnen, legen Sie uns bitte eine separate Stellenbeschreibung vor (Formular 64807). Damit weisen Sie die Einsatzdauer des Projektmitarbeiters während der Projektvorbereitung nach. Das Formular muss vom Kooperationspartner (Arbeitgeber) und vom Projektmitarbeiter (Beschäftigter) unterschrieben sein. Wenn die Personalkosten für die Projektvorbereitung auf Stundenbasis abgerechnet werden sollen, führen Sie bitte für jeden abzurechnenden Monat einen Zeitnachweis (Formular 64808).

Hinweis: Bei unvollständigen Stellenbeschreibungen und/oder Zeitnachweisen können die Personalkosten für die Projektvorbereitung möglicherweise nicht gefördert werden.

Die bei der Abrechnung ermittelten Personalkosten können von den beantragten Personalkosten abweichen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn die Projektvorbereitung in einem früheren Jahr stattgefunden hat, als das Projekt begonnen hat. In diesem Fall werden die jeweiligen Monats- oder Stundensätze derjenigen Jahre anerkannt, in denen der Beschäftigte tatsächlich mit der Projektvorbereitung beschäftigt war.

Beispiel: Das Projekt beginnt zum 01.02.2023. Vorbereitet wurde es vom 01.06.2022 bis zum 31.01.2023. Für die Berechnung der Projektvorbereitungskosten in der Belegliste verwenden Sie die Monats- oder Stundensätze des Jahres 2022 für die Monate Juni bis Dezember 2022 und die Monats- oder Stundensätze des Jahres 2023 für den Januar 2023.

Hinweis: Personalkosten für die Projektvorbereitung können nur dann anerkannt werden, wenn sie mit dem Projektantrag beantragt wurden.

Falls Sie sich im Projektantrag für die Personalkostenpauschale entscheiden, sind die Personalkosten für die Projektvorbereitung mit dieser Pauschale bereits abgegolten.