Vyúčtování a reporting

K proplacení dotace dochází zpětně. To znamená, že dotace bude vyplacena na základě vyúčtovaných nákladů kooperačního partnera.

Předpokladem pro vyplacení dotace je osvědčení příslušného národního Kontrolora o oprávněnosti a správnosti vyúčtovaných nákladů.

Každý kooperační partner za jednotlivá vyúčtovací období pro tyto účely zpracovává a odesílá v Dotačním portálu Žádost o platbu, která se sestává z:

• monitorovací zprávy
• soupisky výdajů
• zprávy za projekt (předkládá pouze LP, je-li v daném vyúčtovacím období relevantní)

Žádost o platbu podává partner do 30 kalendářních dnů od konce daného vyúčtovacího období, závěrečnou žádost o platbu (včetně závěrečné zprávy za projekt) je nezbytné předložit do tří měsíců od ukončení projektu.

Žádost o platbu partner předkládá, pokud nárokované výdaje v soupisce dosahují alespoň 15 000 EUR, případně po dohodě s kontrolorem. Pokud v daném období partner nenárokuje žádné výdaje, předkládá pouze monitorovací zprávu (a LP případně zprávu za projekt).

Monitorovací zpráva
Partner zpracovává a předkládá monitorovací zprávu přímo v Dotačním portálu pod svým účtem v příslušném národním jazyce. Ve zprávě popisuje aktivity realizované v daném vyúčtovacím období ve vazbě na nárokované výdaje. Přitom uvádí informace o své části projektu – činnosti, výsledky a výstupy, které jako kooperační partner v daném období realizoval, nebo na jejichž realizaci se přímo podílel. Součástí zprávy jsou i relevantní přílohy.

Soupiska výdajů
Soupiska obsahuje seznam všech výdajů partnera nárokovaných k proplacení. Výdaje (s výjimkou výdajů uplatňovaných formou zjednodušených metod vykazování) je nezbytné doložit kopiemi/skeny příslušných účetních, daňových nebo jiných dokladů, včetně dokladů o platbě.

Do soupisky jsou zahrnuty pouze výdaje/náklady, které partnerovi v daném období vznikly a které byly uhrazeny (výjimku představují jednotkové mzdové náklady, které se uplatňují za měsíce spadající do vyúčtovacího období, tedy není pro ně podstatné, zda už došlo k jejich úhradě).

Soupisku výdajů partner předkládá ve formátu PDF jako přílohu monitorovací zprávy; partner je povinen poskytnout kontrolorovi soupisku výdajů také v editovatelném formátu EXCEL. Formulář soupisky je třeba používat vždy v aktuální verzi, která je dostupná na internetových stránkách Centra.

Vyžadované podklady k jednotlivým druhům výdajů jsou pro české kooperační partnery specifikovány v Náležitostech dokladování.

Podklady a přílohy, které partner nepředkládá v Dotačním portálu spolu s monitorovací zprávou (např. faktury k jednotlivým výdajům), poskytuje partner kontrolorovi prostřednictvím odkazu na úložiště, které mu je poskytnuto. Tyto podklady předkládá partner strukturovaně, seřazené a očíslované ve vazbě na výdaje uvedené v soupisce.

Při prvním vyúčtování zaměstnance v projektu (a při změně) předloží partner formulář Popis pracovního místa. U zaměstnanců s pružným počtem hodin odpracovaných na projektu za měsíc musí být předložen také Výkaz práce.

V případě výdajů na Externí poradenství a služby a výdajů na vybavení do 800 EUR (hodnota konkrétního výdaje/účetního dokladu) partneři předkládají výdaje až na základě výzvy kontrolora (tzv. vzorkování).

Výdaje zahrnuté do soupisky výdajů se přepočítávají na měnu EUR podle měsíčního kurzu Evropské centrální banky platného v okamžiku prvního předložení (tj. odeslání, nikoliv nutně zpracování!). Žádosti o platbu/soupisky výdajů za dané období.

Tento kurz zadává partner do soupisky výdajů. V případě opětovného předložení soupisky (např. oprava údajů) se zadává původní směnný kurz k datu prvního předložení.

K úspěšnému vyplnění a podání žádosti o platbu v Dotačním portálu včetně doložení potřebných podkladů a příloh Vám pomůže „Příručka pro vypracování a podání žádosti o platbu v Dotačním portálu“.